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04 Grafik_Bewerbungsprozess Auslandssemester allgemein

Bewerbungsprozess Auslandssemester allgemein

Der richtige Zeitpunkt

Vielen Studierenden stellt sich die Frage, wann der richtige Zeitpunkt für einen Auslandsaufenthalt ist. Oftmals ist eine Bewerbung im 3. Semester und ein Aufenthalt im 5. Semester mit dem Studienplan am Besten zu vereinbaren.

Jedoch gibt es, je nach Studiengang, unterschiedliche Dinge zu beachten (z.B. Grundkurse, Seminare, etc.). Sollten Sie diesbezüglich Fragen haben, bitten wir Sie sich an Ihre/n Studiengangsmoderator/in zu wenden.

Sie sollten rechtzeitig, etwa 1,5 Jahre vor dem geplanten Aufenthalt mit der Vorbereitung beginnen. Einen detaillierteren Ablauf haben wir hier für Sie zusammengestellt.

Zeitlicher Ablauf des Vorbereitungs- und BewerbungsprozessesEinklappen

Sammlung erster Informationen

ca. 1,5 – 1 Jahr vor dem Aufenthalt

Beschäftigen Sie sich frühzeitig mit dem Austauschangebot der Universität und den Aufenthaltsmöglichkeiten.

Stellen Sie sich dabei Fragen zu:

  • den verschiedenen Austauschprogrammen
  • Potentiellen Destinationen
  • Notwendigen Sprachkenntnissen und Sprachnachweisen

Wahrnehmung der Beratungsangebote

ca. 1 Jahr vor dem Aufenthalt

Das International Office bietet eine Reihe an unterschiedlichen Beratungs- und
Informationsangeboten an:

  • Vorträge zu den einzelnen Programmen
  • Sprechstundentermine im Büro
  • Telefonische Beratung
  • E-Learning Kurs: Auslandsaufenthalte während des Studiums
  • Beratung über Zoom

Bewerbung um einen Platz im Austauschprogramm

ca. 9 Monate vor dem Aufenthalt

Diese erste Bewerbung über das MoveOn Portal ist universitätsintern und entscheidet
noch nicht über eine Annahme an der Gastuniversität.

Eine gleichzeitige Bewerbung für das ERASMUS-Programm und das
GLOBAL-Programm ist möglich.

Folgende Unterlagen für die Bewerbung werden benötigt:

  • Immatrikulationsbescheinigung
  • Univers. Sprachnachweis
  • Akadem. Leistungsnachweis
  • Motivationsschreiben
  • Tabellarischer Lebenslauf

Bewerbungsfrist für alle Aufenthalte im darauffolgenden akademischen Jahr (WS+SS):
1. Dezember

Annahme des angebotenen Austauschplatzes

ca. 8 Monate vor dem Aufenthalt

Sofern die Bewerbung erfolgreich verlaufen ist, wird Ihnen ein Platzangebot an einer
Ihrer drei Prioritäten unterbreitet.

Sie haben die Möglichkeit dieses Angebot:

  • Anzunehmen und somit aus den weiteren Bewerbungsprozessen auszuscheiden,
    oder
  • Abzulehnen und auf die Ergebnisse der weiteren Bewerbungen zu warten.

Die Bearbeitung der Bewerbungen in den einzelnen Programmen nimmt
unterschiedlich viel Zeit in Anspruch.

Für alle Studierenden ohne Platzangebot in der 1. Runde, werden im Januar bis März
Restplatzrunden abgehalten.

Übermittlung der Studierendendaten an die Gastuniversität

ca. 6 Monate vor dem Aufenthalt

Das International Office übermittelt Ihre Daten an die Gastuniversität. Dieser Prozess
nennt sich Nominierung.

Die Fristen zur Nominierung sind abhängig von der Gastuniversität.

Gegebenenfalls benötigen wir hierzu von Ihnen weitere Informationen.

Eigenständige Bewerbung an der Gastuniversität

ca. 5-3 Monate vor dem Aufenthalt

Nach Bestätigung der Nominierung erhalten Sie von der Gastuniversität eine
Aufforderung zur Bewerbung.

Die Anforderungen der Gastuniversität unterscheiden sich je nach Institution.

Bewerben Sie sich nun für das PROMOS Teilstipendium für Aufenthalte außerhalb
Europas.

Erhalt des Letter of Acceptance von der Gastuniversität

ca. 4 Monate bis wenige Wochen vor dem Aufenthalt

Erst mit Erhalt des Letter of Acceptance steht Ihr Aufenthalt fest.

Nun können Sie sich um weitere Anliegen kümmern:

  • Visum
  • Flug
  • Auslandsversicherung
  • etc.

Der Bewerbungsprozess für ein Auslandssemester kann in zwei grundlegende Schritte untergliedert werden:

Im ersten Schritt wird die Bewerbung an der Universität Bayreuth ausgeführt. Bei dieser Bewerbung wird intern in der Universität Bayreuth die Eignung geprüft. Dies hat noch keinen Aussagecharakter über die endgültige Annahme an der Partneruniversität.

Der zweite Schritt ist die Bewerbung an der Partneruniversität. Hierzu müssen Sie die von der jeweiligen Universität geforderten Dokumente einreichen und den Entscheid der ausländischen Universität abwarten. Erst mit dem Erhalt des „Letter of Acceptance“ steht Ihr Aufenthalt an der Partnerinstitution fest.

VorbereitungEinklappen

Sie finden eine Übersicht aller Partnerhochschulen, mit denen Abkommen zum Studierendenaustausch bestehen, auf unserer MoveON Seite. Im MoveON Publisher ist auch die Website der jeweiligen Universität hinterlegt, auf der Sie sich über Kursauswahlmöglichkeiten und Semesterzeiten selbstständig informieren können. Unter dem Reiter „Erfahrungsberichte“ finden Sie Berichte Bayreuther Studierender, die schon dort studiert haben.

VoraussetzungenEinklappen
  • Sie sind an der Universität Bayreuth regulär eingeschrieben.
    Exchange Students sind von der Teilnahme am Erasmus+ Programm ausgeschlossen.
  • Sie verfügen über ausreichende Sprachkenntnisse in der Unterrichtssprache und können diese durch ein Zertifikat nachweisen.
  • Erasmus:
    Sie haben Ihr maximales Erasmus-Kontingent noch nicht ausgeschöpft.
    Pro Studienphase (BA, MA, PhD) können bis zu 12 Monate gefördert werden. Studiengänge ohne BA/MA, die zum Staatsexamen führen (z.B. Jura, Lehramt) haben ein Kontingent von 24 Monaten.
    Es besteht ein Vertrag zwischen der Universität Bayreuth und der Gastinstitution in Ihrem Studienfach.
  • Global:
    Es besteht ein Vertrag zwischen der Universität Bayreuth und der Gastinstitution.

Bitte beachten Sie, dass es sich bei oben genannten Punkten um Vorgaben des International Office bzw. des Erasmus+ Programms handelt. Ihr Fachbereich hat ggf. weitere Zulassungsvoraussetzungen festgelegt.

Bewerbung via MoveONEinklappen

Sie registrieren sich im jeweiligen Bewerbungsformular mit Ihren persönlichen Informationen und laden in den entsprechenden Feldern Ihre Dokumente hoch. Sie können bis zur Bewerbungsfrist immer wieder auf Ihre Bewerbung zugreifen, nach der jeweils gültigen Bewerbungsfrist können jedoch unvollständige Bewerbungen nicht berücksichtigt werden!

Sie haben in jedem Programm 3 Prioritäten, die Sie jeweils auf Universitäten im ERASMUS bzw. im Global Programm aufteilen können.

Folgende Dokumente werden benötigt:

  • Studienleistungsnachweis (der aktuelle Notenauszug aus CampusOnline; für Bewerber im Master, die noch nicht 20 ECTS erreicht haben, wird das Bachelorzeugnis akzeptiert)
  • Sprachzertifikat
  • Motivationsschreiben
    (In Ihrem Motivationsschreiben sollen Sie sich bitte mit den folgenden Fragen auseinandersetzen: Warum möchte ich an genau dieser Institution studieren/arbeiten? Warum möchte ich genau dieses Land besuchen? Was möchte ich lernen und wie passt dieser Auslandsaufenthalt in meine Lebens- und Karriereplanung? Wie möchte ich die Universität Bayreuth im Ausland repräsentieren?)
    Bitte beachten Sie, dass das Motivationsschreiben in deutscher Sprache verfasst und etwa eine Seite lang sein soll (Zeilenabstand 1,15;Schriftgröße 12). Legen Sie den Fokus hauptsächlich auf die Universität ihrer ersten Priorität und beziehen Sie sich in einem kurzen Satz auf die Alternativen.
  • kurzer Lebenslauf mit Bild (max. eine Seite)

Abgabe der Unterlagen:

Sie müssen Ihre ausgedruckten Unterlagen innerhalb der jeweils angegebenen Frist im International Office einreichen:

  • Bewerbungs-pdf (erzeugt von MoveON; erste drei Seiten; persönliche Informationen)
  • Motivationsschreiben (für Globalbewerbungen verwenden Sie bitte diese Vorlage)

Erasmusbewerbungen sind bei Frau Lehnig abzugeben: ZUV Raum 1.89 oder im grünen Briefkasten neben der Tür.

Globalbewerbungen sind bei Frau Frisch/Frau Paez abzugeben: ZUV Raum 1.81 oder im blauen Briefkasten neben der Tür.

Auswahlprozess + Zu-/AbsagenEinklappen

1. Runde:

Die Bewerbungsfrist für das jeweils darauffolgende akademische Jahr (Wintersemester + Sommersemester) ist sowohl für den Erasmus- als auch für den Globalbereich der 1. Dezember.

Für den Bereich Global entscheidet die Präsidialkommission für Internationale Angelegenheiten der Universität Bayreuth über die Eignung der Bewerber.

Für den Bereich Erasmus entscheiden die jeweiligen Fachvertreter/innen der Studiengänge über die Verteilung der zur Verfügung stehenden Plätze.

Die Präsidialkommission für Internationale Angelegenheiten tagt in der Regel im Dezember, damit die Entscheidungen der ersten Auswahlrunde noch vor Weihnachten den Studierenden mitgeteilt werden können.

Die Auswahl durch die Fachvertreter nimmt in der Regel ein wenig mehr Zeit in Anspruch, sodass im Bereich Erasmus mit einer Rückmeldung ca. Mitte/Ende Februar gerechnet werden kann. Bitte sehen Sie in der Zwischenzeit von Fragen zum Bewerbungsstatus ab.

Falls Sie in der ersten Auswahlrunde keinen Platz zugeteilt bekommen, haben Sie die Möglichkeit, sich für weitere Auswahlrunden zu bewerben.

2. Runde:

Zusammen mit der Absage wird an nicht erfolgreiche Bewerber/innen eine Restplatzliste verschickt, die nur den nicht erfolgreichen Bewerber/innen der ersten Runde zugänglich ist. Das Vorliegen aller Unterlagen zum 1. Dezember ist Voraussetzung für eine Bewerbung in der zweiten Runde!

3. Runde:

In den Semesterferien, etwa ab März, werden Restplätze ausgeschrieben, um die sich alle Studierenden erneut bewerben können. Aktuelle Informationen dazu finden Sie jeweils auf der Website des International Office und auf der Facebook Seite International Office – Going Abroad.

4. Runde:

Im Sommersemester werden die letzten Restplätze ausgeschrieben, allerdings nur noch für das Sommersemester des Folgejahres.

Bewerber/innen werden über das Ergebnis der Bewerbung im MoveON Portal informiert. Konnte Ihnen eine Ihrer drei Prioritäten zugeteilt werden, müssen Sie das Platzangebot bestätigen bzw. ablehnen.

Allgemeine HinweiseEinklappen

Erasmus- und Globalbewerbungen sind gleichzeitig möglich, Sie müssen sich jedoch für einen Platz entscheiden, spätestens, wenn Sie die Zusage für eine Gastuniversität im Globalbereich bekommen. Wenn Sie zusagen, scheiden Sie aus dem Auswahlprozess für Erasmus aus.

Nominierung + Bewerbung an der GasthochschuleEinklappen

Eine Zusage für die Nominierung seitens der Universität Bayreuth bedeutet noch keine rechtsverbindliche Zusage für das Auslandssemester! Das International Office nominiert erfolgreiche Bewerber an der Gastuniversität, welche dann noch weitere Unterlagen vom/von der Bewerber/in einfordern kann. Erst wenn die Gastuniversität einen „Letter of Acceptance“ ausstellt, sollte man sich um die Beantragung eines Visums und die Buchung von Flügen kümmern. Die Nominierung erfolgt in Zeiträumen, die von der Gastuniversität jeweils vorgegeben werden. Für das Wintersemester kann man in der Regel im Mai/Juni damit rechnen, für das Sommersemester meist im September/Oktober.

Learning AgreementEinklappen

Die Erstellung eines Learning Agreements ist für Studierende im Erasmus+ Programm Pflicht. Soweit möglich, soll für das Auslandsstudium das Online Learning Agreement (OLA) genutzt werden. Die Einladung zur Erstellung des Online Learning Agreements erhalten Sie nach Zuweisung eines Austauschplatzes.

Für Studierende im Global Programm ist die Erstellung eines Learning Agreements empfehlenswert, da dadurch bereits ein/e Fachvertreter/in Einblick in die Kurse hat, welche der/die Studierende belegen wird. Dies kann Ihnen die Anrechnung beim/bei der Studiengangskoordinator/in im Nachgang zum Aufenthalt erleichtern.

Studierende, die eine finanzielle Förderung durch PROMOS erhalten, sind verpflichtet, ein Learning Agreement mit mindestens 20 ECTS Punkten (bzw. das Äquivalent dazu aus Übersee) zu erstellen und unterschrieben einzureichen.

Das Learning Agreement wird jeweils vom/von der Fachvertreter/in und Vertreter/in des International Office der Universität Bayreuth und der Gastuniversität unterschrieben. 20 ECTS (bzw. das Äquivalent dazu aus Übersee) sind das Minimum pro Semester. Ihr Learning Agreement erstellen Sie in der Regel vor Ihrer Abreise. Änderungen können auch danach noch vorgenommen werden.

BeurlaubungEinklappen

Wenn Sie mit der Planung Ihres Aufenthalts beginnen, werden Sie sich auch mit der Fragestellung einer Beurlaubung auseinandersetzen.

Eine Beurlaubung hat zur Folge, dass Studien- und Prüfungsleistungen an der Universität Bayreuth während des Zeitraumes der Beurlaubung nicht erbracht werden können. Eine Wiederholung nicht bestandener Prüfungen ist allerdings möglich. Leistungen aus dem Ausland bis 20 ECTS Punkte können trotz Beurlaubung eingebracht werden.

Urlaubssemester zählen nicht als Fachsemester, sondern als Hochschulsemester. Dies ist vor allem in Studiengängen mit begrenzter Semesteranzahl zu beachten.

Genauere Informationen zu den Fristen und Auswirkungen einer Beurlaubung finden Sie auf der Website der Studierendenkanzlei.

ErfahrungsberichtEinklappen

Unmittelbar nach Ihrer Rückkehr reichen Sie Ihren Erfahrungsbericht im International Office ein. Dieser Bericht ist für Studierende gedacht, die ihrerseits ein Auslandssemester planen. Deshalb ist es besonders wichtig, dass neben akademischen Tipps auch der Alltag und Prozesse, wie die Beantragung des Visums, das Finden einer Wohnung u.Ä. erwähnt werden. Besonders schön sind Erfahrungsberichte mit Fotos.
Alternativ zum Erfahrungsbericht im Bereich Global, der mindestens zwei Seiten umfassen sollte, kann man auch ein kurzes Video einreichen. In diesem sollte man für etwa zwei Minuten auf die oben genannten Punkte eingehen.

BewerbungsformulareEinklappen

Bewerbungsformular Outgoing Global
Bewerbungsformular Outgoing Promos
Bewerbungsformular Outgoing Erasmus SMS
Bewerbungsformular Outgoing Erasmus SMP


Verantwortlich für die Redaktion: Anette Haas

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